Como fazer um laudo técnico de garantia: estrutura e modelo
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Um bom laudo técnico de garantia identifica o produto e o cliente, descreve o defeito relatado, lista os testes feitos e os itens verificados, mostra fotos e termina com uma conclusão clara: garantia procedente ou improcedente, com a causa do defeito e o técnico responsável.
Para que serve o laudo
O laudo é o documento que justifica a decisão sobre a garantia. Ele protege a empresa quando a garantia é negada, serve de prova pro fabricante quando a peça é repassada, e mostra pro cliente que a análise foi séria.
Um laudo mal feito, escrito no Word de qualquer jeito, é o primeiro papel a ser contestado numa reclamação no Procon.
O que todo laudo técnico precisa ter
Use esta estrutura como modelo. Ela funciona para peça, eletrônico, ferramenta, pneu ou móvel:
- ✓Cabeçalho com nome, CNPJ, logo e contato da empresa.
- ✓Número do pedido de garantia e data da análise.
- ✓Dados do cliente: nome, documento e contato.
- ✓Dados do produto: descrição, marca, modelo, número de série, nota fiscal e data da compra.
- ✓Defeito relatado pelo cliente, com as palavras dele.
- ✓Testes e procedimentos realizados.
- ✓Itens verificados, com o resultado de cada um (por exemplo: sinais de mau uso, instalação incorreta, oxidação, violação de lacre).
- ✓Fotos do produto e do defeito.
- ✓Conclusão: garantia procedente ou improcedente, e a causa provável do defeito.
- ✓Nome e assinatura do técnico responsável.
Como escrever a conclusão
A conclusão é a parte que o cliente vai ler primeiro. Ela precisa ser objetiva e ligada ao que foi verificado. Evite frases vagas como "mau uso" sem explicar qual foi o mau uso.
Exemplo de conclusão improcedente: "Constatada queima do enrolamento do motor por alimentação em 220 V em equipamento de 127 V, conforme marcação na etiqueta e teste de isolação. Defeito não coberto pela garantia."
Exemplo de conclusão procedente: "Constatada falha de fabricação na solda da placa principal. Garantia aprovada, produto será substituído."
Padronize a lista de verificação
Cada ramo tem os seus pontos de verificação. Em autopeças, instalação e quilometragem. Em pneus, DOT, sulco e pressão. Em móveis, montagem e umidade. Ter uma lista fixa por tipo de produto faz todos os técnicos analisarem do mesmo jeito, e o laudo sai mais rápido.
Laudo em PDF com a marca da empresa
O ideal é que o laudo seja gerado a partir dos dados que já estão no pedido: cliente, produto e nota fiscal não precisam ser digitados de novo. O técnico só marca os itens verificados e escreve a conclusão, e o PDF sai padronizado, com a logo e as cores da empresa.
É assim que o SmartGarantia faz: cada pedido tem o laudo técnico com a lista de verificação do seu ramo, pronto para enviar ao cliente.
Perguntas frequentes
O laudo técnico precisa ser assinado?
+
É recomendado. O nome do técnico responsável e a data da análise dão validade ao documento numa eventual contestação.
Posso negar a garantia sem laudo?
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Não é recomendável. Sem laudo, a negativa fica sem justificativa e é facilmente contestada pelo cliente ou pelo Procon.
O cliente tem direito a uma cópia do laudo?
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Sim. Enviar o laudo junto com a resposta é a melhor prática e reduz reclamações.
Este guia é informativo e não substitui a orientação de um advogado para o caso da sua empresa.